Organiser un concert c’est d’abord pour partager et faire partager un moment musical pour un public mais organiser un concert rime bien souvent aussi avec organiser une billetterie, signer des contrats, communiquer etc.

Souvent, en tant qu’organisateurs, il y a 1.000 choses à penser et le début de l’organisation est bien floue. Nous vous proposons donc une boîte à outils où vous allez pouvoir répertorier tous les postes du budget afin de bien calculer et valider les paramètres économiques pour l’organisation du concert.

Un peu de vocabulaire

Chiffre d’affaire : c’est la somme de toutes les ventes de biens ou de services réalisées, dans notre cas, par événement. La formule est simple : chiffre d’affaires = prix de vente * quantité vendues.

Exemple : dans le cadre d’un concert, vous vendez 400 places à 30 euros. Le chiffre d’affaire est donc de 400×30 = 12.000 €.

Recette : c’est la somme de tout ce que vous allez générer comme entrées d’argent. Souvent la recette est assimilée au chiffre d’affaire mais elle est plus large en réalité. En effet, on peut compter des dons voire des subventions dans la recette.

Charges / Dépenses : Dans notre cas, nous allons assimiler ces deux mots à la même chose : tout ce que vous avez à payer, à dépenser. On peut répartir les charges en plusieurs catégories : plateau artistique, logistique, intendance, communication, etc.

Bénéfices : une fois que toutes les charges sont payées, les dépenses réalisées, ce qu’il reste, ce sont les bénéfices.

Réaliser un budget prévisionnel

Avant de vous lancer dans l’organisation d’un concert, vous devez impérativement préparer un budget prévisionnel. C’est comme quand on envisage de faire des travaux chez soi : on prévoit une enveloppe pour la démolition, une autre pour les matériaux, une pour l’électricien, une pour le plombier, une pour le peintre, une pour la décoration etc.

Concrètement, le plus simple est d’utiliser un logiciel de calcul (excel, google sheet ou équivalent). Vous pourrez ainsi réaliser plusieurs simulations et avoir des scénarii différents en temps réel.

Les postes de dépense

> La plupart des concerts aujourd’hui fonctionnent sous la forme d’un contrat de cession. Il s’agit d’une forme de vente du concert d’un producteur à un organisateur local avec le modèle d’un package où on peut compter généralement les transports, les salaires des artistes, une partie des repas, les frais de production. Ce montant est souvent donné “hors taxes”. La TVA est à 5.5% pour les contrats de cession. Il vous faut donc multiplier le prix hors-taxes par 1,055 pour avoir le montant TTC.

> Vous aurez certainement des frais à engager pour l’impression voire la distribution des affiches et potentiels flyers. Attention : Communiquer dans la presse peut s’avérer payant si vous demandez un format publicitaire.

> Vous pouvez développer un budget pour communiquer sur les réseaux sociaux sous forme de publicités ciblées. Il faut donc y associer un budget.

> Si cela n’est pas compris dans le contrat de cession, il faudra veiller à l’hébergement des artistes, les repas, les transports et autres éléments à mettre à leur disposition, généralement listés dans un récapitulatif appelé “rider”.

> La SACEM est également à charge de l’organisateur, sauf mention contraire dans le contrat. Attention : le budget SACEM est généralement fonction de votre chiffre d’affaire ou de votre budget de dépenses. Ce montant sera donc une variable de votre budget prévisionnel.

> La taxe fiscale CNM est due pour les concerts gratuits comme payants. Il s’agit d’un montant établi avec un pourcentage du chiffre d’affaire du concert (ou du montant du contrat de cession pour les concerts gratuits). Le producteur peut vous proposer de faire l’ensemble des démarches pour vous voire de partager avec vous ce montant.

> Il est possible que vous ayez à louer ou contribuer à la mise à disposition du lieu (chauffage, électricité…). Il s’agit d’un poste de dépense.

> Un budget “imprévus” semble toujours intéressant pour la rubalise éventuelle, les 

Vous avez toujours envie d’organiser un concert ? ça tombe bien, voilà les recettes qui arrivent.

Les postes de recette

> Clairement, dans le cadre d’un événement payant, c’est la billetterie qui va vous rapporter le maximum de recettes. Pour simuler, utilisez le nombre précis de places disponibles dans le lieu du spectacle, créez éventuellement des catégories puis fixez des tarifs. 

Attention, vous devrez créer une colonne avec les recettes appelées “recettes nettes de commission” en soustrayant les commissions prises par les systèmes de billetterie ou certains offices du tourisme par exemple.

> Vous bénéficierez peut-être de subventions, c’est le lieu pour mettre donc les montants que vous pensez objectivement obtenir.

> Certains mécènes peuvent peut-être vous aider. Vous pouvez inclure quelques possibilités de financements grâce à ces donateurs.

> Si vous prévoyez une vente de produits dérivés de votre association, des solutions de restaurations ou buvette, vous pouvez aussi inclure ces recettes. 

Attention, parfois dans les contrats, il ne vous sera pas autorisé de vendre de produits dérivés autres que ceux proposés par l’artiste.

Bénéfices

Pour calculer vos bénéfices, il vous faut faire le calcul suivant :

Bénéfices = Recettes –  Charges, dépenses

Pour lui permettre de se rémunérer, le producteur peut vous proposer un partage de bénéfices. Vous obtenez donc ainsi le total des bénéfices que vous pourrez destiner à vos projets, travaux, associations partenaires etc.

Pour conclure

Nous pouvons mettre à votre disposition un modèle que vous pourrez utiliser. Contactez-nous pour l’obtenir.

Avec notre expérience dans le domaine de l’organisation de concerts avec de nombreux partenaires et associations chaque année, nous pourrons vous conseiller et étudier avec vous le budget prévisionnel avant la signature du contrat.


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